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Contrat de maintenance pour photocopieur : ce qu’il faut savoir

Le contrat de maintenance d'un photocopieur professionnel

Lorsqu’on s’équipe d’un photocopieur, que ce soit en location ou à l’achat, il est essentiel de protéger son matériel. Les photocopieurs sont des équipements indispensables en entreprise : ils permettent aux utilisateurs d’imprimer et de photocopier rapidement en noir et blanc ou en couleur. Avec la montée en puissance de la dématérialisation, ils offrent également la possibilité de numériser et de partager des documents.
 
Pour garantir les performances et la fiabilité d’un photocopieur, une maintenance régulière est nécessaire. Cet article a pour objectif d’expliquer en détail pourquoi il est important de souscrire un contrat de maintenance pour un photocopieur, ce qu’il couvre et comment choisir la formule la plus adaptée à vos besoins.

Les avantages d'un contrat de maintenance

Plusieurs raisons justifient l’importance d’un contrat de maintenance pour un photocopieur :
Maîtrise des coûts de réparation : Les pannes peuvent entraîner des coûts imprévus liés au remplacement de pièces défectueuses, aux bourrages papier ou aux problèmes de communication avec l’environnement informatique. Un contrat de maintenance permet d’anticiper ces frais et d’éviter les mauvaises surprises.
Dépannage rapide : Une panne imprévue peut provoquer une perte de productivité. Sans contrat de maintenance, il faut trouver un technicien qualifié et s’assurer de la disponibilité des pièces détachées. Avec un contrat, une intervention rapide, sur site ou à distance, est assurée par un professionnel formé.
Durée de vie prolongée du photocopieur : Ne pas remplacer régulièrement les pièces techniques usées accélère le vieillissement du matériel. Le contrat de maintenance garantit un entretien régulier et le remplacement des composants selon les recommandations du fabricant, ce qui prolonge la durée de vie de l’appareil.
contrat de maintenance copieur
En conclusion, un contrat de maintenance est une solution sécurisante pour garantir la performance et la longévité de votre photocopieur tout en maîtrisant vos coûts d’exploitation.
Contrat de maintenance pour un copieur A3
Les différents types de contrats de maintenance
Nous proposons deux types de contrats de maintenance pour l’entretien, le suivi et le dépannage d’un photocopieur :
 
Le contrat de maintenance forfaitaire : lorsque le volume d’impression en noir et blanc et en couleur est clairement identifié, cette formule de service est souvent couplée à un contrat de location. Cela permet de regrouper les coûts en une seule facturation mensuelle ou trimestrielle, facilitant ainsi la gestion comptable et financière. Chaque année, une régularisation est effectuée entre le volume d’impression facturé et le nombre réel de pages imprimées.
 
Le contrat de maintenance à la page : la facturation est basée sur le nombre exact de pages imprimées entre deux périodes de relevé.

Ce que couvre le contrat de maintenance d'un photocopieur

En optant pour un contrat de maintenance, l’entreprise se protège contre les pannes et les dysfonctionnements de son photocopieur. Elle s’assure ainsi du bon fonctionnement du matériel tout en réduisant les temps d’interruption. Les contrats de maintenance, qu’ils soient forfaitaires ou à la page, incluent les prestations suivantes :
- Le remplacement des pièces détachées : un photocopieur laser est composé de nombreuses pièces à remplacer régulièrement (tambours, kits de fusion et de développement, prises papier, unité de transfert), ainsi que de pièces mécaniques et de composants électroniques. Toutes les pièces défectueuses sont remplacées dans le cadre du contrat de maintenance.
 
- L’assistance téléphonique : en cas de problème, un appel entrant permet d’établir un premier diagnostic. Selon la situation, l’intervention peut être réalisée immédiatement à distance ou planifiée sur site si nécessaire.
 
- L’assistance à distance : elle est immédiate et permet d’intervenir sur plusieurs types de dysfonctionnements, tels que l’utilisation d’une fonction, un problème de connexion ou de numérisation, ou encore l’ajout d’un nouvel utilisateur.
 
- L’intervention sur site : elle s’effectue dans le délai d’intervention contractuel et est réalisée par un technicien qualifié et habilité.
 
- Les mises à jour : il est essentiel d’installer les dernières versions des micrologiciels et firmwares du photocopieur. Cette opération est généralement effectuée via un accès distant.
 
- La fourniture des consommables : le contrat de maintenance comprend la livraison anticipée des cartouches d’encre ou de toner. Une application installée sur le réseau informatique de l’entreprise surveille l’état des consommables et déclenche automatiquement leur réapprovisionnement avant épuisement.
La facturation du coût par impression

Facturation du contrat de maintenance d’un photocopieur

La facturation du contrat de maintenance repose sur le coût d’impression par page et le volume de pages imprimées. Les tarifs varient entre l’impression couleur et monochrome. Le contrat inclut un abonnement mensuel forfaitaire, offrant une assistance à distance illimitée ainsi que la livraison gratuite des cartouches d’encre ou de toner.
Arrêt du contrat de maintenance d’un photocopieur
Il est possible de résilier un contrat de maintenance pour un photocopieur en envoyant une demande de résiliation au moins trois mois à l’avance. Les impressions et photocopies réalisées durant cette période de préavis restent facturables. Le service sera assuré jusqu’à la fin de cette période.
Résilier un contrat d'entretien sur un copieur
Rédigé par Valérie le  12 fév. 2025 18:57 dans Impression  -  Lien permanent

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