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21 sep. 2023 14:48

La sécurité des documents dans une GED

La sécurité des Données avec un logiciel de GED

Le déploiement de la solution de gestion électronique des documents (GED) E-Doc Pro d'Euklès se fait très majoritairement à 100% dans le cloud hébergé* en France Métropolitaine dans des datacenters hautement sécurisés. Cette solution de stockage des données de l'entreprise offre une sécurisation des données optimale et gère tous les risques majeurs.

* Existe également en cloud privé (TITAN) avec un boitier informatique hautement résistant et une connexion sécurisée.

Vous bénéficiez d'une sécurité optimale et du maintien de l'intégrité des données, des informations sur la traçabilité complète des données et le respect sur la confidentialité des informations ainsi que le respect du cadre juridique. L'ensemble des données déposées dans E-Doc Pro sont hébergées chez OVH (1er hébergeur 100% Français) dans 3 datacenters avec une sauvegarde redondante des données ainsi qu'une copie de la sauvegarde principale sur deux autres datacenters.

Des Datacenters hautement sécurisés

Les données et les informations de la GED sont hébergées dans les datacenters d’OVH dans des bâtiment conçus pour résister aux intrusions, équipés de portes blindées et de caméras de surveillance couplées à des détecteurs de mouvement. Les bâtiments sont équipés d'un système de détection et de suppression des incendies. L'accès aux bâtiments se fait avec un badge et un contrôle digital. De plus, l'hébergement chez OVH est 100% conforme au RGPD afin de garantir la confidentialité des données personnelles.

Les données stockées dans la GED sont conformes aux RGPD

Toutes les données des entreprises traitées et stockées dans la gestion documentaire électronique E-Doc Pro font l’objet d’une fichier de traitement. L'éditeur Eukles DocaPoste s'assure que toutes toutes les mesures et procédures soient conformes aux exigences du RGPD.

L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur papier, mais sous certaines conditions pour en garantir la totale intégrité. La solution GED est conforme aux exigences de la norme AFNOR NFZ42013 qui détermine les prérequis pour un archivage électronique à valeur probatoire.

L'accès au logiciel de GED Sécurisé

La connexion à la GED est sécurisée en SSL via une page web HTTPS, comme pour les banques. L'accès utilisateur bénéficie d'une authentification forte, d'une déconnexion automatique en cas d'inactivité et du chiffrement des données en AES 256 (processus qui rend les informations illisibles pour toute personne n'ayant pas la clé de déchiffrement appropriée).

Intégrité et traçabilité des documents

Dès lors qu'un document est déposé dans la GED, il est impossible de le modifier. Chaque document dispose d'une empreinte numérique (MD5) qui lui est propre permettant d'attester son intégrité. Toutes les actions effectuées dans la GED sont horodatées et enregistrées dans un journal de preuves permettant de suivre les différentes actions sur chacun des documents.

En résumé, l'intégrité + la sécurité + la traçabilité donne une valeur probatoire aux documents.

Confidentialité assurée pour les utilisateurs de la GED

GESTION DES DROITS D'ACCÈS pour les différents utilisateurs

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