La digitalisation des documents est en marche et rien ne l'arrêtera, c'est pourquoi il est important de prendre ce virage pour rester dans la course. Dématérialiser les documents, c'est rassembler au sein d'une même base hautement sécurisée l'ensemble des données de l'entreprise (papiers, fichiers numériques, mails, etc...) pour les retrouver très rapidement, les partager avec les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les différents partenaires. Les Raisons qui amènent à Dématérialiser et Sécuriser les DocumentsÀ l’ère du numérique où les entreprises recherchent la performance, l'objectif de la dématérialisation consiste à améliorer la gestion, la productivité et la sécurité documentaire. C'est également optimiser les coûts directs en réduisant efficacement les tâches chronophages pour libérer du temps aux collaborateurs.trices afin de se concentrer sur des tâches plus importantes... Encore aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent et naviguent entre de nombreux moyens de stockage des informations qui, pour une très grande majorité, ne communiquent pas entre eux : dossiers individuels et partagés sur les postes informatiques, disques durs externes et clés USB, logiciels ERP et CRM, serveurs de fichiers, etc... Comment Dématérialiser et Sécuriser les Documents ? Tout d'abord, il faut choisir le support sur lequel la base documentaire sera stockée. Cela peut se faire sur un serveur en entreprise ou dans le cloud en mode SaaS (Software as a service). Ensuite, il faut numériser les documents papiers à l'aide d'un scanner de bureau ou une imprimante multifonction pour les intégrer dans une arborescence préalablement définie. Les dossiers et les fichiers existants seront intégrés par un simple glisser/déposer à l'intérieur de la nouvelle base documentaire.
Les Principaux Avantages de la Dématérialisation des Documents Avec un logiciel de GED ou une solution de travail collaboratif, la dématérialisation permet de stocker, archiver, consulter et faire circuler les documents dans un espace protégé et accessible depuis n'importe où à toutes les personnes ayant les droits et les autorisations requises. Cela permet, entre autres, de réduire significativement l'utilisation du papier en faisant circuler les informations plus efficacement entre les salariés et en automatisant les tâches répétitives.
Organiser et Trouver Rapidement les Documents Dématérialiser sa base documentaire, permet d'indexer et classer automatiquement les documents dans un même endroit pour une plus grande accessibilité et lisibilité des données. La GED dispose également d'un outil de recherche pleine page (full text) très puissant pour retrouver très rapidement n'importe quel document se trouvant sur la base documentaire. Accéder aux Documents depuis n'importe où C'est aussi, un plus grand confort d'utilisation pour, par exemple, les salariés en télétravail qui peuvent accéder facilement aux données de l'entreprise et échanger avec les autres salariés, les clients et les différents partenaires. Pour cela, il suffit d'une simple connexion Internet, une adresse mail et un mot de passe. Les + de La Dématérialisation Documentaire
- Connexion sécurisée et chiffrée
- Gestion des accès et autorisations
- Réduction des pertes et des erreurs
- Collaboration et partage
- Tracabilité des actions
- Dépose et classement automatique
- Liaison des documents entre eux
- Recherche rapide des documents
- Accès depuis ordinateur, tablette, smartphone
Obtenir des Informations sur la Dématérialisation des DocumentsVous vous interrogez sur les applications qui permettent d'améliorer la sécurité et la gestion de vos documents et d'optimiser le travail d'équipe... Un spécialiste se rend disponible pour échanger avec vous sur ce sujet. Nous contacter par téléphone :
0556 024 675 Les Principaux Avantages à Dématérialiser et Mettre les Documents en SécuritéLa dématérialisation à déjà pour avantage de pouvoir stocker et archiver les documents dans un espace protéger et accessible par tous les utilisateurs ayant les droits et autorisations requises depuis n'importe où. Ce type de solution réduit très significativement l'utilisation du papier en faisant circuler les informations plus efficacement entre les salariés grâce à l'automatisation des tâches répétitives. Dématérialiser, permet d'indexer et classer automatiquement les documents pour plus de productivité et de lisibilité. C'est également bénéficier d'un outil de recherche pleine page pour retrouver très rapidement n'importe quel document. C'est aussi, un plus grand confort pour les salariés en télétravail qui peuvent accéder facilement aux données de l'entreprise et échanger avec les autres salariés, les clients et les différents partenaires. C'est réduire significativement les pertes et les erreurs, c'est avoir une tracabilité sur l'ensemble des actions et des échanges documentaires (commandes, devis, factures, etc...). C'est mettre en place des process pour déposer, classer, signer et envoyer automatiquement des documents à vos clients (devis, bon de commande, contrat de vente, bon de livraison, factures). C'est lié les documents entre eux (bon de commande à la facture) et mettre en place des circuits de validation pour être conforme à la piste d'audit fiable (PAF) et Quare hoc quidem praeceptumQuare hoc quidem praeceptum, cuiuscumque est, ad tollendam amicitiam valet; illud potius praecipiendum fuit, ut eam diligentiam adhiberemus in amicitiis comparandis, ut ne quando amare inciperemus eum, quem aliquando odisse possemus. Quin etiam si minus felices in diligendo fuissemus, ferendum id Scipio potius quam inimicitiarum tempus cogitandum putabat. Quare hoc quidem praeceptumQuare hoc quidem praeceptum, cuiuscumque est, ad tollendam amicitiam valet; illud potius praecipiendum fuit, ut eam diligentiam adhiberemus in amicitiis comparandis, ut ne quando amare inciperemus eum, quem aliquando odisse possemus. Quin etiam si minus felices in diligendo fuissemus, ferendum id Scipio potius quam inimicitiarum tempus cogitandum putabat. Quare hoc quidem praeceptumQuare hoc quidem praeceptum, cuiuscumque est, ad tollendam amicitiam valet; illud potius praecipiendum fuit, ut eam diligentiam adhiberemus in amicitiis comparandis, ut ne quando amare inciperemus eum, quem aliquando odisse possemus. Quin etiam si minus felices in diligendo fuissemus, ferendum id Scipio potius quam inimicitiarum tempus cogitandum putabat. Quare hoc quidem praeceptumQuare hoc quidem praeceptum, cuiuscumque est, ad tollendam amicitiam valet; illud potius praecipiendum fuit, ut eam diligentiam adhiberemus in amicitiis comparandis, ut ne quando amare inciperemus eum, quem aliquando odisse possemus. Quin etiam si minus felices in diligendo fuissemus, ferendum id Scipio potius quam inimicitiarum tempus cogitandum putabat. |
